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quinta-feira, 7 de junho de 2012

MALA DIRETA NO WORD

mala

Olá pessoal, na dica de hoje vou mostrar “como fazer mala direta no Word”.

Este recurso do Microsoft Word possibilita que a partir de uma lista de nomes e um modelo de texto padrão possamos criar etiquetas, convites, cartas personalizados.

Antes de começar vamos simular o seguinte cenário. Você vai dar uma festa e gostaria de elaborar alguns convites, então, você terá um texto padrão, uma mensagem de saudação, o “nome do convidado” e os demais dados sobre a festa como.

Primeiramente elabore a lista de convidados que você gostaria de enviar a correspondência (Convite)

Utilize uma planilha do Excel para fazer sua lista. Neste tutorial vou utilizar esta aqui:

image

Perceba que na primeira linha (A1) eu coloquei um título para a coluna (Nome da pessoa). Não esqueça de colocar!

Com sua lista pronta, salve ela em algum lugar no seu computador, pode ser no desktop.

Agora abra o Microsoft Word (neste exemplo estou utilizando o Office 2010) e digite o texto do seu convite.

O meu modelo ficou assim:

image

Na aba “Correspondência” clique em “Selecionar Destinatários” e em seguida “Usar lista existente”.

Sem título

Uma caixa de seleção abrirá, então selecione a lista que está salva em seu computador.

Após selecionar a lista e dar “Ok” uma nova janela se abrirá para que você seleciona a planilha onde os dados estão. Neste exemplo é Plan1$

Sem título

Ao clicar em “Ok”, perceba que outros botões da aba “Correspondência” ficaram ativos.

Agora vamos inserir o campo que mostrará o nome de cada um dos convidados da nossa lista.

No texto do convite, clique logo após a saudação “Prezado (a)”, em seguida, clique no botão “Inserir Campo de Mesclagem”.

Perceba que aparecerá uma lista de campos disponíveis, no caso, aparecerá o título da coluna da nossa lista (Nome do convidado). Clique para selecionar.

Viu? O texto “Prezado (a)” agora ficou assim “Prezado (a) <<Nome_da_pessoa>>”.

Para visualizar os nomes dos convidados antes de imprimir clique no botão “Visualizar Resultados”.

Perceba que o texto “<<<<Nome_da_pessoa>>” agora se transformou no nome do primeiro convidado da lista “João Pedro”.

Para ver os próximos nomes use os botões de navegação existentes ao lado do botão “Visualizar Resultados”.

Para imprimir os convites clique no botão “Concluir e Mesclar” e em seguida “Imprimir Documentos”.

Bem, agora vou ficar por aqui e deixar você praticar um pouco mais e testar as outras opções existentes, mas basicamente é isso. Simples não é?

Caso você tenha gostado desta postagem deixe seu comentário aí em baixo e se puder compartilhar este conteúdo em suas redes sociais eu fico muito agradecido, afinal, quem sabe alguém que você conhece não está precisando desta dica.

Vou ficando por aqui… um forte abraço e muito sucesso para você!

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